n8n, Make oder Zapier: Welche Plattform passt zum Mittelstand?

Das Problem: Drei Namen, hundert Meinungen, keine klare Entscheidung

Sie sollen Prozesse automatisieren, CRM-Daten synchronisieren oder Belege automatisch verbuchen. Das Management will schnelle Ergebnisse, die IT will Kontrolle, der Datenschutzbeauftragte will EU-Hosting. Auf jeder Konferenz hören Sie andere Empfehlungen: n8n sei open source und flexibel, Make habe die beste UI, Zapier sei der Standard. Keiner sagt Ihnen, welche Plattform für Ihre tatsächlichen Anforderungen passt.

Dieser Artikel vergleicht n8n, Make und Zapier aus technischer Sicht: Architektur, Hosting-Modell, Preis pro Operation, Konnektoren-Qualität, Fehlerbehandlung und realistische Grenzen. Am Ende wissen Sie, welche Plattform Sie in welchem Szenario einsetzen und wo Sie die Finger davon lassen.

Was ist eine Workflow-Plattform überhaupt?

Eine Workflow-Plattform verbindet Anwendungen über APIs, ohne dass Sie jede Integration selbst programmieren müssen. Sie definieren Trigger (z. B. neue Zeile in Google Sheets), Aktionen (z. B. Kontakt in HubSpot anlegen) und Bedingungen (z. B. nur wenn Umsatz über 5.000 Euro). Die Plattform führt die Schritte aus, loggt Fehler und wiederholt fehlgeschlagene Aufrufe.

Im englischen Sprachraum heißt das iPaaS: Integration Platform as a Service. Im Mittelstand sprechen wir von Low-Code-Automatisierung. Wichtig: Low-Code bedeutet nicht No-Code. Sobald Sie JSON transformieren, Datumsformate umrechnen oder API-Responses parsen, brauchen Sie technisches Verständnis.

n8n: Self-Hosted, Open Source, maximale Kontrolle

n8n ist eine in TypeScript geschriebene Open-Source-Plattform. Sie hosten sie selbst auf Ihrer Infrastruktur oder bei einem EU-Provider (Hetzner, Netcup). Der Code liegt auf GitHub, Sie können eigene Nodes entwickeln und die Datenbank (Postgres oder SQLite) direkt abfragen.

Vorteile:

• Vollständige Datenkontrolle: Keine Daten verlassen Ihr Netz, kein Drittland-Transfer.
• Keine Kosten pro Operation: Sie zahlen nur Server und Wartung, nicht pro Workflow-Ausführung.
• Erweiterbar: Sie schreiben eigene Nodes in TypeScript, nutzen npm-Pakete, binden interne APIs an.
• Community: Über 400 vorgefertigte Nodes, aktives Forum, regelmäßige Updates.

Grenzen:

• Betrieb liegt bei Ihnen: Updates einspielen, Backups, Monitoring, Skalierung bei Last-Spitzen.
• Kein Premium-Support: Community-Hilfe ist gut, aber bei Produktionsausfällen reagiert kein Ticket-System in 15 Minuten.
• UI-Performance: Bei Workflows mit über 50 Nodes wird der Editor langsam, komplexe Verzweigungen sind schwer zu überblicken.

Typisches Szenario:
Mittelständischer Maschinenbauer, 120 Mitarbeitende, will Produktionsdaten aus dem MES (OPC UA) mit SAP synchronisieren. Daten dürfen das Werk nicht verlassen, Budget für SaaS-Lizenzen ist knapp. n8n läuft auf einem dedizierten Server im Rechenzentrum, IT betreut zwei Instanzen (Prod/Test).

Make: Visuell, intuitiv, stark in Standard-SaaS

Make (früher Integromat) ist eine Cloud-Plattform mit visueller Oberfläche. Workflows heißen Scenarios, Aktionen sind Module. Die UI zeigt Datenfluss und Verzweigungen als interaktive Diagramme. Make richtet sich an Power-User, die keine Entwickler sind, aber JSON und HTTP verstehen.

Vorteile:

• Beste Visualisierung: Sie sehen sofort, welche Daten zwischen Modulen fließen, welche Bedingungen greifen, wo Fehler auftreten.
• Viele vorgefertigte Apps: Über 1.500 Integrationen, darunter deutsche Tools wie sevDesk, DATEV Connect, Lexoffice.
• Fehlerbehandlung: Automatische Retries, Error-Handler pro Modul, detaillierte Logs mit Request/Response.
• Freigabe-Workflows: Sie können Scenarios in Templates verpacken und an andere Make-Accounts übergeben.

Grenzen:

• Kosten skalieren schnell: Ab 10.000 Operations/Monat wird es teuer. Ein CRM-Sync mit 500 Kontakten pro Tag kostet Sie 15.000 Operations/Monat, das sind rund 30 Euro im kleinsten Plan, bei Wachstum schnell 200 Euro plus.
• US-Cloud: Daten laufen über Make-Server (AWS us-east), AV-Vertrag ist vorhanden, aber kein EU-Hosting wählbar.
• Vendor-Lock-in: Scenarios lassen sich nicht vollständig exportieren, Migration zu anderer Plattform bedeutet Neubau.

Typisches Szenario:
E-Commerce-Händler, 30 Mitarbeitende, synchronisiert Shopify-Bestellungen mit sevDesk, versendet Bewertungs-E-Mails über Mailchimp, eskaliert Support-Tickets in Slack. Kein eigenes Rechenzentrum, IT-Team fokussiert sich auf Shop-Performance. Make läuft als SaaS, monatliche Kosten planbar.

Zapier: Der Platzhirsch mit Premium-Preisen

Zapier ist die älteste und bekannteste Plattform, über 6.000 Integrationen, sehr einfache Bedienung, aber auch am teuersten. Workflows heißen Zaps, bestehen aus Trigger und Actions. Zapier richtet sich an Geschäftsanwender ohne technischen Hintergrund.

Vorteile:

• Größte App-Bibliothek: Fast jede SaaS-Anwendung hat eine native Zapier-Integration, inklusive Nischen-Tools.
• Einfachste Bedienung: Kein JSON-Mapping nötig, die meisten Felder werden per Dropdown befüllt.
• Stabiler Betrieb: Hohe Verfügbarkeit, schnelle Error-Recovery, Premium-Support bei Enterprise-Plänen.

Grenzen:

• Preis: 750 Tasks/Monat kosten 20 Euro, 2.000 Tasks 50 Euro, 50.000 Tasks 300 Euro. Ein einzelner CRM-Sync kann 20.000 Tasks/Monat verursachen.
• Keine Schleifen, kein Code: Sie können keine Loops bauen, kein Python/JavaScript inline ausführen (nur Code-by-Zapier-App mit Einschränkungen), keine komplexen Transformationen.
• US-Hosting: Daten laufen über US-Server, AV-Vertrag nach DSGVO vorhanden, aber kein EU-Rechenzentrum.

Typisches Szenario:
Steuerberatungskanzlei, 12 Mitarbeitende, will neue Mandanten aus Typeform in DATEV und ins CRM eintragen, PDF-Verträge in Dropbox speichern, Willkommens-E-Mail verschicken. Keine IT-Abteilung, keine Lust auf Server-Wartung. Zapier läuft, kostet 50 Euro/Monat, alle sind zufrieden.

Vergleich der drei Plattformen in der Praxis

Kriterium	n8n	Make	Zapier
Hosting	Self-Hosted oder n8n Cloud	Cloud (AWS US)	Cloud (AWS US)
Preis-Modell	Server-Kosten, keine Task-Limits	Ab 9 Euro/Monat, 10k Ops inklusive	Ab 20 Euro/Monat, 750 Tasks inklusive
Integrationen	~400 Nodes	~1.500 Apps	~6.000 Apps
Komplexität	Mittel bis hoch	Mittel	Niedrig
DSGVO-Eignung	Hoch (EU-Hosting wählbar)	Mittel (AV-Vertrag, US-Server)	Mittel (AV-Vertrag, US-Server)
Code-Erweiterung	JavaScript/TypeScript inline	JSON, HTTP, Functions	Code-by-Zapier (eingeschränkt)
Support	Community	E-Mail, Chat ab Pro	E-Mail, Chat ab Professional
Error-Handling	Gut, eigene Implementierung nötig	Sehr gut, pro Modul konfigurierbar	Gut, automatische Retries

Wann Sie welche Plattform wählen sollten

n8n wählen, wenn:

• Sie EU-Hosting brauchen und Datenkontrolle absolut ist (Gesundheitswesen, Produktion, Behörden).
• Sie mehr als 50.000 Operationen pro Monat erwarten und Task-basierte Kosten explodieren würden.
• Sie eigene APIs, Datenbanken oder Protokolle (MQTT, OPC UA) integrieren müssen.
• Sie ein IT-Team haben, das Server betreut und TypeScript lesen kann.

Make wählen, wenn:

• Sie schnell Standard-SaaS-Apps verbinden wollen (CRM, Buchhaltung, E-Mail).
• Sie visuelle Darstellung und schnelles Debugging schätzen.
• Sie zwischen 10.000 und 100.000 Operationen/Monat liegen und monatliche Kosten zwischen 30 und 200 Euro akzeptabel sind.
• Sie kein eigenes Hosting betreiben wollen, aber mehr Kontrolle als bei Zapier brauchen.

Zapier wählen, wenn:

• Sie unter 5.000 Tasks/Monat bleiben und einfache Workflows bauen (Lead-Erfassung, Benachrichtigungen).
• Sie kein technisches Team haben und Drag-and-Drop-Bedienung brauchen.
• Sie auf spezielle Nischen-Apps angewiesen sind, die nur Zapier nativ unterstützt.
• Sie bereit sind, für Komfort und Stabilität Premium-Preise zu zahlen.

Was in der Praxis oft schiefgeht

1. Kosten unterschätzen: Sie starten mit 2.000 Tasks/Monat, nach drei Monaten laufen 40.000 Tasks, Ihr Budget ist gesprengt. Planen Sie Wachstum ein, rechnen Sie Tasks hochgerechnet auf ein Jahr.
2. Fehlerbehandlung ignorieren: Ein Workflow läuft drei Monate fehlerfrei, dann ändert ein API-Anbieter das Response-Format. Ohne Error-Handler stoppen alle nachfolgenden Prozesse. Bauen Sie immer Fallback-Logik und Benachrichtigungen ein.
3. Daten-Mapping zu simpel: Sie gehen davon aus, dass Felder immer gefüllt sind. In der Realität fehlen Telefonnummern, E-Mail-Adressen sind ungültig, Datumsformate variieren. Validieren Sie Eingaben, transformieren Sie Daten explizit.
4. Vendor-Lock-in: Sie bauen 50 Workflows in Make, wollen dann zu n8n wechseln, weil Kosten explodieren. Export funktioniert nicht, Sie bauen alles neu. Halten Sie Workflows modular, dokumentieren Sie Logik extern.

Was Sie jetzt tun sollten

Wählen Sie nicht nach Hype, sondern nach Ihren tatsächlichen Anforderungen. Wenn Sie sensible Daten verarbeiten und IT-Kapazität haben, ist n8n die richtige Wahl. Wenn Sie schnell Standard-SaaS verbinden wollen und monatliche Kosten im mittleren dreistelligen Bereich tragen können, nehmen Sie Make. Wenn Sie einfache Workflows unter 5.000 Tasks brauchen und maximale App-Auswahl wollen, ist Zapier sinnvoll.

Starten Sie mit einem Piloten: Wählen Sie einen konkreten Prozess (z. B. Lead-Erfassung aus Webformular ins CRM), bauen Sie ihn auf zwei Plattformen parallel, messen Sie Aufwand, Stabilität und Kosten über vier Wochen. Dann entscheiden Sie datenbasiert.

Falls Sie Unterstützung bei der Plattform-Auswahl oder beim Aufbau produktionsreifer Workflows brauchen, sprechen Sie mit uns.

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