n8n, Make oder Zapier: Welche Workflow-Plattform für den Mittelstand?

Wenn ich im Mittelstand mit IT-Verantwortlichen über Workflow-Automatisierung spreche, taucht immer dieselbe Liste auf. n8n, Make, Zapier. Manchmal noch Power Automate oder Workato. Die Frage dahinter ist meistens dieselbe: Welches Tool ist das richtige für uns? Die ehrliche Antwort lautet, dass die drei Plattformen sehr unterschiedliche Versprechen einlösen. Und dass die Wahl weniger von der Technik abhängt als davon, wie Ihre IT, Ihr Datenschutz und Ihr Budget aufgestellt sind.

Ich baue solche Pipelines seit Jahren bei White Fox. Dieser Artikel ist der praktische Vergleich, den ich Geschäftsführern und IT-Leitern in den ersten dreißig Minuten eines Projekts erkläre. Vier Vergleichsachsen, drei typische Mittelstandsfälle, eine Empfehlung, die Sie am Ende selbst treffen können.

Was die drei Plattformen wirklich unterscheidet

Zapier ist das älteste Werkzeug im Markt und das mit der größten Konnektoren-Bibliothek. Über 8.000 Apps lassen sich verbinden, oft mit Klick statt mit Code. Wer hauptsächlich SaaS-Tools koppelt und schnell Ergebnisse will, ist hier richtig. Der Preis dafür ist eine US-amerikanische Datenhaltung, eine harte Bindung an die Cloud und ein Preismodell, das mit der Anzahl der Vorgänge sehr schnell teuer wird. Bei 50.000 Tasks im Monat liegen Sie schnell jenseits der 1.000 Euro.

Make (früher Integromat) ist der visuelle Mittelweg. Workflows entstehen in einem grafischen Editor, der Verzweigungen, Filter und Iterationen zeigt. Make ist deutlich günstiger als Zapier und erlaubt komplexere Logik, ohne in Code abzutauchen. Die Datenhaltung ist europäisch (Tschechien), was DSGVO-Diskussionen erleichtert. Schwächer ist die Konnektoren-Tiefe bei sehr spezifischen B2B-Tools, und die UI wird bei großen Szenarien unübersichtlich.

n8n ist der Open-Source-Vertreter und das einzige der drei Tools, das Sie self-hosted in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei einem deutschen Hoster betreiben können. Damit liegt jeder Datenpunkt unter Ihrer Kontrolle. n8n erlaubt JavaScript- und Python-Code direkt in Knoten, eignet sich also für komplexe Datentransformationen und LLM-Pipelines. Der Preis ist mehr Eigenbetriebs-Aufwand: Server, Updates, Monitoring, Backup.

Vier Achsen für die Entscheidung

Datenschutz und Datenhaltung. Wer Personaldaten, Kundenakten oder Vertragsinhalte durch die Pipeline schickt, sollte sich die Server-Standorte genau ansehen. Zapier verarbeitet in den USA und ist über das Data Privacy Framework absicherbar, aber nicht ohne Aufwand. Make verarbeitet in der EU. n8n self-hosted gibt Ihnen volle Kontrolle. Wenn Ihr Datenschutzbeauftragter regelmäßig Magengeschwüre bekommt, ist die Reihenfolge n8n vor Make vor Zapier.

Komplexität der Logik. Einfache Trigger-Aktion-Ketten laufen überall. Sobald es um Schleifen, parallele Pfade, Fehlerbehandlung und größere Datentransformationen geht, fällt Zapier zurück. Make schafft das visuell. n8n schafft alles, weil Sie notfalls einen Code-Knoten einfügen können.

Kosten bei Skalierung. Für 1.000 Tasks im Monat ist Zapier auf dem kostenlosen Plan brauchbar. Bei 10.000 Tasks zahlen Sie bei Zapier rund 100 Euro, bei Make etwa 30 Euro, bei n8n self-hosted nur die Server-Kosten von rund 20 Euro im Monat plus Ihren internen Aufwand. Bei 100.000 Tasks zahlen Sie bei Zapier vierstellig, bei Make dreistellig, bei n8n immer noch nur die Server-Rechnung.

Zeit bis zum ersten Ergebnis. Hier dreht sich das Bild. Zapier liefert in einer Stunde den ersten produktiven Workflow. Make braucht ein paar Stunden Einarbeitung. n8n braucht Tage, weil Sie erst die Infrastruktur aufsetzen, bevor Sie automatisieren. Wenn Sie morgen einen Lead aus dem Webformular ins CRM schreiben wollen, kostet Zapier Sie fünfundvierzig Minuten. Wenn Sie eine RAG-Pipeline mit zehn Datenquellen bauen, sparen Sie mit n8n langfristig Wochen.

Drei typische Mittelstandsfälle

Fall 1: Vertriebsteam mit 8 Personen, HubSpot-CRM, LinkedIn Sales Navigator, Slack. Hier sind die Datenmengen klein, die Zahl der Tools übersichtlich, und Datenschutzfragen sind weniger heikel, weil keine Personalakten fließen. Empfehlung: Zapier oder Make. Zapier, wenn die Bedienung möglichst niedrigschwellig sein soll und die Vertriebsleitung selbst Workflows pflegen will. Make, wenn jemand im Team etwas IT-affin ist und Sie ein paar Hundert Euro im Monat sparen wollen. Beide sind in einem Tag produktiv.

Fall 2: Maschinenbauer, 200 Mitarbeitende, ERP, eigene Konstruktionsdatenbank, Personalwirtschaft. Hier wandern technische Zeichnungen, Stücklisten und Personaldaten durch die Pipeline. Zapier scheidet schon wegen der US-Datenhaltung aus, jedenfalls für die Personaldaten. Make ist für die ERP-Anbindung machbar, aber die Konstruktionsdatenbank braucht meistens einen Code-Knoten. Empfehlung: n8n self-hosted auf einer eigenen kleinen VM. Sechs bis acht Wochen Setup, danach läuft das System unter Ihrer vollen Kontrolle. Die Investition rechnet sich ab Monat zwölf, davor nicht. Wer schnellere Erfolge braucht, kombiniert Make für die unkritischen Workflows und n8n für die sensiblen Daten.

Fall 3: B2B-Software, 40 Personen, alle Tools im SaaS, modernes Datenstack. Hier zählt Geschwindigkeit. Datenschutz ist wichtig, aber nicht ganz so heikel wie im Maschinenbau. Empfehlung: Make als Hauptplattform, n8n nur für die Pipelines, die direkt an Ihre Produkt-Datenbank gehen. Zapier nur für Notfälle, wenn ein Konnektor sonst nirgendwo verfügbar ist.

Was wir konkret bei White Fox bauen

Wir kombinieren in der Praxis fast immer zwei Plattformen. n8n self-hosted für alles, was Daten verarbeitet, die Sie nicht nach draußen geben wollen. Make oder Zapier für die schnellen SaaS-Brücken, wo Geschwindigkeit über alles geht. Die Frage „eines davon” stellt sich bei seriösen Projekten selten. Die richtige Frage lautet: Welche Workloads gehören wohin?

Bei einem unserer Mittelstandskunden sieht das so aus. Eine n8n-Instanz im EU-Hoster läuft die RAG-Pipeline für den Customer Service, mit Anbindung an die eigene Vertragsdatenbank. Make verbindet das Webformular der Website mit dem CRM und einem Slack-Kanal für die Vertriebsleitung. Zapier verschickt nur noch eine einzige Sache: die LinkedIn-Erwähnungen an einen Slack-Kanal. Die Gesamtkosten liegen bei rund 90 Euro im Monat, eine vergleichbare reine Zapier-Lösung wäre etwa fünfmal teurer.

Worauf Sie beim Start achten sollten

Drei typische Fallen, die ich immer wieder sehe. Erstens, niemand übernimmt die Verantwortung für die Pflege. Eine Workflow-Plattform ist kein Projekt mit Ende, sondern ein laufendes System. Ohne klar zugeordnete Person verfaulen die Pipelines schon nach drei Monaten. Zweitens, die Lizenzkosten werden übersehen. Was bei zehn Mitarbeitenden klappt, kostet bei dreißig schnell das Doppelte und wird nie nachgerechnet. Drittens, der Datenschutzbeauftragte wird zu spät einbezogen. Wenn Sie nachträglich von Zapier auf n8n migrieren müssen, bezahlen Sie die Migration zweimal: einmal die Initialkosten, einmal die Korrektur.

Wir helfen Mittelständlern dabei, vom Reden über Tools ins Bauen zu kommen. Wer einmal eine saubere Pipeline produktiv gesehen hat, versteht den Unterschied zwischen Tool-Theater und echter Automatisierung. Welche Pipelines wir bei Kunden umsetzen, sehen Sie auf der Seite zur Service Machine. Wenn Sie wissen wollen, wie der Vertrieb davon profitiert, hilft die Sales Machine weiter.

Schluss: Plattform ist Zweite-Reihe-Entscheidung

Die Plattformwahl ist wichtig, aber nicht die wichtigste Entscheidung. Wichtiger sind drei Fragen, die Sie vor jedem Tool-Vergleich beantworten sollten. Welche Daten dürfen wo liegen? Wer pflegt das in zwei Jahren? Was ist der erste Workflow, der konkret Geld spart oder Zeit zurückgibt? Wenn Sie diese drei Fragen sauber beantworten, fällt die Plattformwahl meistens von selbst aus.

Wenn Sie das mit jemandem durchgehen wollen, der schon ein paar Mittelstandsprojekte gebaut hat, melden Sie sich gerne. Ein Erstgespräch dauert dreißig Minuten und ist ehrlich. Telefonisch erreichen Sie uns unter den Kontaktdaten auf der Startseite, oder Sie schreiben kurz über das Formular dort.