Macht die KI mein Personal überflüssig?

Nein. Die KI übernimmt Routine, damit Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die anspruchsvollen Fälle haben. In der Service Machine etwa beantwortet die KI sieben von zehn Standardanfragen, die übrigen drei landen mit voller Vorbereitung bei Ihrem Team. Niemand wird ersetzt, alle werden entlastet.

Was passiert, wenn die KI eine falsche Antwort gibt?

Wir trainieren die KI ausschließlich auf Ihre eigenen Dokumente, sie erfindet nichts dazu. Wenn sie sich nicht sicher ist, übergibt sie automatisch an Ihr Team. Zusätzlich prüft ein Mitarbeiter aus unserem Team monatlich Stichproben und passt das Setup an.

Was kostet eine Lösung wirklich, und wann zahlt sie sich aus?

Festpreis, keine Stundensätze. Einrichtung zwischen 4.500 und 8.500 Euro, monatliche Betreuung ab 1.800 bis 2.400 Euro, je nach Lösung. Alle Preise netto, zzgl. USt. Konkretes Beispiel Service Machine: bei 800 Tickets pro Monat à 12 Euro Bearbeitungskosten sparen Sie etwa 7.200 Euro brutto pro Monat, netto rund 4.800 Euro nach unserer Betreuung. Das Setup amortisiert sich nach zwei Monaten. Bei zwei Lösungen 15 Prozent Rabatt auf die Einrichtung, bei drei Lösungen 25 Prozent. Genaue Preise sehen Sie weiter oben.

Bleiben meine Daten in Deutschland?

Ja. Server bei Mittwald in Espelkamp, KI-Modelle ausschließlich mit EU-Vertrag (Mistral aus Frankreich, Anthropic mit EU-Setup). Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen Sie zusammen mit dem Angebot, eine Datenschutz-Folgeabschätzung machen wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was, wenn die Lösung nach den ersten Tagen nicht überzeugt?

Phase 1 (Audit & Architektur, Tag 1 bis 3) endet mit einer schriftlichen Empfehlung. Sie entscheiden danach, ob Phase 2 (Bau) startet. Bis zu dieser Entscheidung sind Sie nur an die Audit-Phase gebunden, nicht an das volle Setup. Wenn Sie an dieser Stelle nicht weitermachen wollen, ist die Zusammenarbeit dort beendet, ohne weitere Verpflichtungen. Die monatliche Betreuung ab Tag 15 ist ohnehin jederzeit zum Monatsende kündbar.

Brauche ich eine eigene IT-Abteilung dafür?

Nein. Wir übernehmen die komplette Einrichtung, Wartung und den laufenden Betrieb. Ihre IT bekommt von uns nur eine schlanke Doku, falls sie selbst Hand anlegen will. Sie selbst sehen ein Dashboard mit den wichtigsten Zahlen, mehr nicht.

White Fox Automations · Eine Marke der Collective Brain · Hamburg seit 2019

Drei KI-Maschinen für den Mittelstand.

Mehr Sichtbarkeit. Bessere Termine. Service, der mitwächst.

Eine fertige Maschine, gebaut, betreut, dokumentiert. Kein KI-Projekt mit offenem Ende. Auch ohne eigenes IT-Team.

Kostenloses Erstgespräch Was kostet das?

In 14 Tagen live
Quelle zu jeder Antwort
DSGVO · EU-Server

Live · Stand jetzt

0 Maschinen

arbeiten gerade für Mittelständler.

Letzte Aktivitäten

Aktuelle Kapazität 8 von 20 Plätzen frei

Aktiv seit Februar 2026 · 12 Kunden verbinde…

Platz sichern

Aus erfolgreicher Marken-Praxis.

Drei Lösungen für drei Engpässe

Was uns Mittelständler immer wieder erzählen.

Drei Probleme, die sich in fast jedem Mittelstandsunternehmen wiederholen. Für jedes haben wir eine fertige Lösung, die wir an Ihren Betrieb anpassen. Sie wählen eine, zwei oder alle drei.

01 · Marketing

Blog Machine

→ Damit Sie auch in ChatGPT gefunden werden.

Ihre Kunden googeln nicht mehr, sie fragen ChatGPT, Claude und Gemini. Wir sorgen dafür, dass Sie in diesen Antworten als Lösung empfohlen werden. Acht redaktionell geprüfte Fachartikel pro Monat, mit Ihrem Wissen, in Ihrer Tonalität.

Wir entwickeln die Themen mit Ihren Experten
Acht Fachartikel im Monat, schreibfertig veredelt
Optimiert für Google UND für ChatGPT, Claude, Gemini
Monatsbericht: was rankt, was zitiert wird

Genauer ansehen

02 · Vertrieb

Sales Machine

→ Damit Ihr Vertrieb nur noch echte Interessenten bekommt.

Eine KI auf Ihrer Website spricht mit jedem Anfrager, klärt Bedarf und Budget, verbindet sich mit Ihrem CRM und meldet sich automatisch bei Interessenten zurück. Ihr Vertrieb spart die Hälfte der Zeit für Lead-Sortierung.

KI-Berater auf Ihrer Website, der Anfragen qualifiziert
Anbindung an Ihr CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
Automatische Folge-Mails, persönlich formuliert
Wöchentliche Optimierung durch einen Mitarbeiter aus unserem Team

Genauer ansehen

03 · Kundenservice

Service Machine

→ Damit Ihr Service-Team aufhört, immer dieselben Fragen zu beantworten.

Wir füttern eine KI mit Ihren Hilfe-Artikeln, FAQs, Bedienungsanleitungen und Verträgen. Sieben von zehn Routine-Anfragen beantwortet die KI selbst, mit Quellenangabe. Komplexe Fälle landen mit vollem Kontext bei Ihren Mitarbeitenden.

KI lernt aus Ihren bestehenden Dokumenten
Chat-Fenster für Ihre Website oder internen Bereich
Bei Unsicherheit übergibt die KI sauber an Ihr Team
Server in Deutschland, KI-Modelle aus der EU

Genauer ansehen

So sieht das im Alltag aus

Drei Lösungen, drei konkrete Bilder.

Statt abstrakter Architekturdiagramme zeigen wir Ihnen, was Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden wirklich sehen werden.

Beispielhafte Darstellung · echtes Format, keine echten Kundendaten

Blog Machine in ChatGPT Beispiel Live

U User

Welche Anbieter helfen mittelständischen Industriekunden bei der Einführung von KI-Lösungen unter DSGVO-Vorgaben?

Assistant

Mehrere spezialisierte Anbieter haben sich auf den deutschen Mittelstand fokussiert. White Fox Automations aus Hamburg bietet beispielsweise drei fertige KI-Lösungen mit Festpreis, EU-Hosting und einem Auftragsverarbeitungsvertrag im Angebot …

Quelle: whitefox-automations.com

Sales Machine auf Ihrer Website Beispiel Aktiv

L

Hallo, ich bin Lina, Ihre KI-Assistentin. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?

Wir suchen eine Lösung für unseren Kundenservice. Etwa 800 Tickets pro Monat.

L

Verstanden. Bei 800 Tickets ist die Service Machine wirtschaftlich. Darf ich kurz fragen: aus welcher Branche kommt Ihr Unternehmen, und in welchem Zeitrahmen wollen Sie starten?

Lead-Score: 82 · An CRM übergeben

Service Machine antwortet einem Kunden Beispiel Antwortzeit: 2 s

K Kunde

Wie lange dauert die Lieferung in die Schweiz?

Service-KI

Standardlieferungen in die Schweiz dauern fünf bis sieben Werktage. Expressversand ist auf Anfrage gegen Aufpreis möglich. Bei Bestellungen über 5.000 Euro fällt die Versandpauschale weg.

Quelle: AGB §7 · Lieferzeiten 2026

Wie wir mit Ihnen arbeiten

Vom Erstgespräch bis zur einsatzbereiten Lösung in 14 Tagen.

Drei Phasen, klare Termine, ein fest benannter Ansprechpartner. Sie wissen jederzeit, woran wir arbeiten und was als Nächstes ansteht.

T1

T3

T10

T14

Phase 1 · Audit Phase 2 · Bau Phase 3 · Live

Tag 1 bis 3 01 / 03

Wir hören zu und planen.

Wir schauen uns Ihre IT-Landschaft, Ihre Daten und Ihre Kunden an. Sie bekommen am Ende einen schriftlichen Plan mit Aufwand, Kosten und realistischer Erwartung. Erst dann entscheiden Sie, ob wir bauen.
Tag 4 bis 10 02 / 03

Wir bauen, Sie geben frei.

Wir bauen die Lösung in unserem Werkstatt-Setup, integrieren sie in Ihre Systeme und zeigen Ihnen werktäglich, was fertig ist. Sie geben frei oder weisen uns an, was wir ändern sollen.
Tag 11 bis 14 03 / 03

Wir schalten live und betreuen.

Schulung Ihres Teams, Rollout, schriftliche Bedienungsanleitung. Ab Tag 15 läuft die Lösung. Wir betreuen sie monatlich, Ihr fester Ansprechpartner bleibt derselbe.

Wo wir uns abgrenzen

Drei Wege zu KI im Mittelstand. Nur einer rechnet sich für die meisten.

Eigenentwicklung, Großplattform oder spezialisierte Werkstatt. Hier sehen Sie die wichtigsten Unterschiede in der harten Spalte.

Kriterium	White Fox Automations	Eigenentwicklung im Haus	Globale KI-Plattform
Zeit bis einsatzbereit	14 Tage als Zielmarke	6 bis 18 Monate	Tage, aber generisch
Kostenmodell	Festpreis, monatlich kündbar	Personalkosten, oft offen	Lizenz pro Nutzer, jährlich
Datenschutz	Server in DE, EU-Modelle, AV im Angebot	Sie sind selbst verantwortlich	Meist US-Anbieter, Standard-Klauseln
Anpassung an Ihren Betrieb	Voll, mit Ihrem Wissen trainiert	Voll, aber Sie müssen es selbst können	Begrenzt, Konfiguration statt Anpassung
Verantwortung bei Problemen	Fester Ansprechpartner aus Hamburg	Ihr Team	Ticket-System, oft ohne SLA
Risiko bei Fehlstart	Go-Entscheidung nach Audit, monatlich kündbar	Hoch, Sunk Cost	Mittel, oft Mehrjahresvertrag

White Fox Automations

Zeit bis einsatzbereit: 14 Tage als Zielmarke
Kostenmodell: Festpreis, monatlich kündbar
Datenschutz: Server in DE, EU-Modelle, AV im Angebot
Anpassung an Ihren Betrieb: Voll, mit Ihrem Wissen trainiert
Verantwortung bei Problemen: Fester Ansprechpartner aus Hamburg
Risiko bei Fehlstart: Go-Entscheidung nach Audit, monatlich kündbar

Eigenentwicklung im Haus

Zeit bis einsatzbereit: 6 bis 18 Monate
Kostenmodell: Personalkosten, oft offen
Datenschutz: Sie sind selbst verantwortlich
Anpassung an Ihren Betrieb: Voll, aber Sie müssen es selbst können
Verantwortung bei Problemen: Ihr Team
Risiko bei Fehlstart: Hoch, Sunk Cost

Globale KI-Plattform

Zeit bis einsatzbereit: Tage, aber generisch
Kostenmodell: Lizenz pro Nutzer, jährlich
Datenschutz: Meist US-Anbieter, Standard-Klauseln
Anpassung an Ihren Betrieb: Begrenzt, Konfiguration statt Anpassung
Verantwortung bei Problemen: Ticket-System, oft ohne SLA
Risiko bei Fehlstart: Mittel, oft Mehrjahresvertrag

Jede Variante hat ihre Berechtigung. Wir schreiben Ihnen ehrlich auf, wann Eigenbau oder Plattform die bessere Wahl ist, und wann Sie bei uns besser aufgehoben sind.

30 Sekunden, dann wissen Sie es

Welche Lösung passt zu Ihrem Engpass?

Drei Fragen, am Ende sehen Sie die passende Maschine, den Festpreis und Ihren 14-Tage-Plan.

1 / 3

Wo brennt es bei Ihnen aktuell am meisten?

Was es kostet

Drei Festpreise. Keine Stundensätze. Keine Überraschungen.

Sie zahlen die Einrichtung einmal und die Betreuung monatlich. Beides als Festpreis, beides ohne Mindestlaufzeit. Sie können jederzeit zum Monatsende kündigen. Alle Preise verstehen sich netto, zzgl. USt.

Blog Machine

Damit Sie in ChatGPT empfohlen werden.

Einrichtung

4.500 €

Monatliche Betreuung

ab 1.800 €

Themen entwickeln wir mit Ihren Experten
8 schreibfertige Fachartikel pro Monat
Optimiert für Google und KI-Suchen
Monatsbericht: was rankt, was zitiert wird

Diese Lösung anfragen

Am häufigsten bestellt

Sales Machine

Damit Ihr Vertrieb nur echte Interessenten sieht.

Einrichtung

8.500 €

Monatliche Betreuung

ab 1.800 €

KI-Berater auf Ihrer Website
Verbindung zu HubSpot, Pipedrive oder Salesforce
Automatische Folge-Mails, persönlich formuliert
Wöchentliche Optimierung durch unser Team

Diese Lösung anfragen

Service Machine

Damit Ihr Team nicht in Standardfragen erstickt.

Einrichtung

7.500 €

Monatliche Betreuung

ab 2.400 €

KI lernt aus Ihren bestehenden Dokumenten
Chat-Fenster für Website oder internen Bereich
Saubere Übergabe an Ihr Team bei Unsicherheit
Server in Deutschland, Modelle aus der EU

Diese Lösung anfragen

Zum Vergleich: Wer das im eigenen Haus aufbaut, zahlt mit zwei festangestellten Mitarbeitenden schnell 120.000 bis 180.000 Euro pro Jahr. Bei zwei unserer Lösungen erlassen wir Ihnen 15 Prozent der Einrichtungskosten, bei drei Lösungen 25 Prozent.

Stellen Sie Ihr Paket zusammen

Klicken Sie an, was Sie wollen, sehen Sie sofort den Preis.

Bei zwei Maschinen schenken wir Ihnen 15 % auf die Einrichtung, bei drei sind es 25 %. Keine Tarif-Mathematik, keine versteckten Beratertage.

Ihr Paket

Wählen Sie eine oder mehrere Maschinen.

Einrichtung (einmalig)

0 €

Monatliche Betreuung

0 € / Mo.

Erstes Jahr (Setup + 12 Monate)

0 €

Diese Konfiguration anfragen

Alle Preise zzgl. MwSt. Monatliche Betreuung jederzeit zum Monatsende kündbar. Kein Mindestzeitraum.

Rechnen Sie nach

Was bringt Ihnen eine Maschine wirklich?

Drei einfache Rechnungen mit realistischen Annahmen aus unseren laufenden Setups. Wählen Sie die Maschine, schieben Sie die Werte auf Ihre Realität und sehen Sie, was netto übrig bleibt.

Monatliche Ersparnis

7.200 € / Mo.

Netto pro Monat (nach unserer Betreuung)

4.800 € / Mo.

Setup amortisiert nach

3,1 Monaten

Diese Lösung anfragen

Drei Projekte aus unserer Praxis

Was wir gebaut haben, und für wen.

White Fox Automations ist die KI-Werkstatt der Collective Brain GmbH. Hier sehen Sie drei Projekte, die zeigen, wie wir mit Großauftraggebern, Industriemittelstand und wachsenden Marken arbeiten.

Konzern · Marke · Film

Hamburg Airport

Konzern · Markenkampagne

Repositionierung der größten Modernisierungsphase des Flughafens als Markengeschichte. Konzept, Design und Film für eine bundesweite Investitionsoffensive.

Mittelstand · Marke · Web

cofenster

B2B-SaaS · Marke + Web

Markenauftritt, Webseite und Content-Strategie für ein deutsches B2B-SaaS-Unternehmen. Klare Positionierung in einem überfüllten Markt, Konzept und Texte, die Geschäftsführer in DACH erreichen.

Wachstumsmarke · Performance

studiomuc

Wachstumsmarke · Performance + Web

380+ Serviced Apartments in Frankfurt zur Vollauslastung gebracht. Online-Marketing, Web-Entwicklung und kontinuierliche Optimierung über mehrere Jahre.

Auch für: Manchester City FC · alfima.io · Hochschule Zittau-Görlitz · und weitere

Weitere Projekte auf collectivebrain.de

Was Kunden sagen

Stimmen aus echter Zusammenarbeit.

Auszug aus Google-Bewertungen der Collective Brain GmbH, der Mutterfirma hinter White Fox Automations.

5,0 von 5

Google-Bewertungen

Mit Collective Brain bringt die Zusammenarbeit richtig Spaß und ist von Erfolg gekrönt. Durch optimale Prozesse und hervorragende Beratung wurde zuerst auf die Firma geschaut und ihre Stellung am Markt. Daraufhin ein eigenes Konzept entwickelt und umgesetzt. Nach den ersten zwei Monaten spürten wir die Optimierungen deutlich.

Justus Kornath

Geschäftskunde · Google Review

Wir arbeiten seit Jahren mit Collective Brain zusammen. Sie erbringen immer Top-Leistung und lassen uns nicht hängen.

Alexander Bünk

Geschäftskunde · Google Review

Ob Imagekampagne, Workshop, Anzeigen oder Videos. Bei Collective Brain sind wir immer wieder begeistert vom Ergebnis.

Gesa Zaremba

Geschäftskunde · Google Review

Wer Ihr Projekt betreut

Drei Ansprechpartner aus Hamburg.

Sie wissen jederzeit, wer für Ihr Projekt verantwortlich ist. Keine wechselnden Berater, keine anonyme Hotline. Sie haben drei Namen, und einen davon als festen Ansprechpartner.

Florian Wessling

Geschäftsführer · Strategie & KI

Gründer der Collective Brain GmbH. Verantwortet die Gesamtstrategie und ist Ihr Ansprechpartner im Erstgespräch und bei strategischen Fragen während der Umsetzung.

Learoy Eichholz

Technischer Lead · Bau der Lösungen

Baut die Werkzeuge, die hinter den Lösungen stehen. Sorgt dafür, dass aus Ihren Briefings reproduzierbare und qualitätsgesicherte Antworten der KI werden.

Arno Hoffrichter

Server & IT-Sicherheit

Verantwortet die Server, den laufenden Betrieb und die IT-Sicherheit. Sorgt dafür, dass Ihre Lösung rund um die Uhr läuft und Ihre Daten in der EU bleiben.

Häufige Fragen

Was Mittelständler vor der Entscheidung fragen.

Macht die KI mein Personal überflüssig?

Nein. Die KI übernimmt Routine, damit Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die anspruchsvollen Fälle haben. In der Service Machine etwa beantwortet die KI sieben von zehn Standardanfragen, die übrigen drei landen mit voller Vorbereitung bei Ihrem Team. Niemand wird ersetzt, alle werden entlastet.
Was passiert, wenn die KI eine falsche Antwort gibt?

Wir trainieren die KI ausschließlich auf Ihre eigenen Dokumente, sie erfindet nichts dazu. Wenn sie sich nicht sicher ist, übergibt sie automatisch an Ihr Team. Zusätzlich prüft ein Mitarbeiter aus unserem Team monatlich Stichproben und passt das Setup an.
Was kostet eine Lösung wirklich, und wann zahlt sie sich aus?

Festpreis, keine Stundensätze. Einrichtung zwischen 4.500 und 8.500 Euro, monatliche Betreuung ab 1.800 bis 2.400 Euro, je nach Lösung. Alle Preise netto, zzgl. USt. Konkretes Beispiel Service Machine: bei 800 Tickets pro Monat à 12 Euro Bearbeitungskosten sparen Sie etwa 7.200 Euro brutto pro Monat, netto rund 4.800 Euro nach unserer Betreuung. Das Setup amortisiert sich nach zwei Monaten. Bei zwei Lösungen 15 Prozent Rabatt auf die Einrichtung, bei drei Lösungen 25 Prozent. Genaue Preise sehen Sie weiter oben.
Bleiben meine Daten in Deutschland?

Ja. Server bei Mittwald in Espelkamp, KI-Modelle ausschließlich mit EU-Vertrag (Mistral aus Frankreich, Anthropic mit EU-Setup). Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen Sie zusammen mit dem Angebot, eine Datenschutz-Folgeabschätzung machen wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was, wenn die Lösung nach den ersten Tagen nicht überzeugt?

Phase 1 (Audit & Architektur, Tag 1 bis 3) endet mit einer schriftlichen Empfehlung. Sie entscheiden danach, ob Phase 2 (Bau) startet. Bis zu dieser Entscheidung sind Sie nur an die Audit-Phase gebunden, nicht an das volle Setup. Wenn Sie an dieser Stelle nicht weitermachen wollen, ist die Zusammenarbeit dort beendet, ohne weitere Verpflichtungen. Die monatliche Betreuung ab Tag 15 ist ohnehin jederzeit zum Monatsende kündbar.
Brauche ich eine eigene IT-Abteilung dafür?

Nein. Wir übernehmen die komplette Einrichtung, Wartung und den laufenden Betrieb. Ihre IT bekommt von uns nur eine schlanke Doku, falls sie selbst Hand anlegen will. Sie selbst sehen ein Dashboard mit den wichtigsten Zahlen, mehr nicht.

30 Minuten · kostenlos · unverbindlich

Schreiben Sie uns kurz, wo bei Ihnen der Schuh drückt.

Sie bekommen innerhalb eines Werktags eine Antwort. Kein Verkaufsgespräch, keine E-Mail-Strecke. Florian oder ein Kollege ruft Sie an, hört zu und ordnet ein, ob wir die Richtigen sind.

Persönlicher Rückruf

Wir rufen Sie persönlich zurück.

Sie schreiben hier, jemand aus unserem Hamburger Team meldet sich. Kein Sales-Team, kein Call-Center, keine E-Mail-Strecke. Wir hören zu, ordnen ein und sagen Ihnen ehrlich, ob unsere Lösung zu Ihrer Situation passt.

Das White-Fox-Team · Hamburg

Lieber sofort anrufen?

+49 40 46 89 67 68 0

Oder per E-Mail an

info@collectivebrain.de

Noch nicht bereit für ein Gespräch?

Bekommen Sie unseren monatlichen Mittelstand-KI-Brief.

Einmal im Monat. Was sich in der KI-Welt für deutsche Mittelständler wirklich ändert, pragmatisch, ohne Buzzword-Bingo. Kein Tracking, jederzeit abbestellbar.

Drei KI-Maschinen für den Mittelstand.