Make or Buy: Workflow-Plattformen im Mittelstand entscheiden

Wer im Mittelstand Prozesse automatisiert, steht vor einer Grundsatzfrage: Workflow-Plattform als Cloud-SaaS mieten oder auf eigener Infrastruktur selbst betreiben? Die Antwort klingt bei oberflächlicher Betrachtung einfach, doch die Praxis zeigt: Weder die reine Lizenzgebühr noch die Sorge um Datenschutz allein liefern eine tragfähige Entscheidungsgrundlage. Geschäftsführer und IT-Verantwortliche brauchen klare Kriterien, die auch nach drei Jahren noch gelten.

Was Make or Buy bei Workflow-Plattformen bedeutet

Make or Buy beschreibt die Frage, ob eine Leistung intern erbracht oder extern eingekauft wird. Im Fall von Workflow-Plattformen wie n8n, Make oder Zapier geht es konkret um die Wahl zwischen zwei Betriebsmodellen:

• Buy (Cloud-SaaS): Die Plattform läuft beim Anbieter, Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Lizenz je nach Nutzung. Der Anbieter verantwortet Verfügbarkeit, Updates, Skalierung und Backup.
• Make (Self-Hosted): Sie installieren die Plattform auf eigenen Servern oder bei einem Rechenzentrum Ihrer Wahl. Sie tragen die volle Verantwortung für Betrieb, Sicherheit, Updates und Ausfallsicherheit.

Beide Varianten verursachen Kosten. Die Cloud-Lizenz ist transparent und vorhersagbar, dafür entstehen beim Self-Hosting interne Aufwände, die oft unterschätzt werden.

Entscheidungskriterien für den Mittelstand

Die Wahl sollte nicht aus dem Bauch heraus erfolgen. Folgende Kriterien haben sich in der Praxis bewährt:

Datenschutz und Compliance

Wenn Workflows personenbezogene Daten verarbeiten oder kritische Geschäftsinformationen durchlaufen, spielt der Standort der Infrastruktur eine Rolle. Cloud-SaaS-Anbieter mit Rechenzentren in der EU und AVV nach Art. 28 DSGVO erfüllen die rechtlichen Anforderungen. Self-Hosting bietet hier keinen automatischen Vorteil, sondern nur mehr Kontrolle. Wer die Kontrolle tatsächlich benötigt, etwa wegen branchenspezifischer Vorgaben (KRITIS, NIS2, Bankensektor), sollte Self-Hosting erwägen.

Verfügbarkeit und SLA

Cloud-SaaS-Anbieter bieten in der Regel Service Level Agreements mit Verfügbarkeiten von 99,5 bis 99,9 Prozent. Das entspricht einer geplanten Ausfallzeit von etwa 43 Stunden beziehungsweise 8,7 Stunden pro Jahr. Beim Self-Hosting müssen Sie diese Verfügbarkeit selbst gewährleisten: redundante Server, Monitoring, Rufbereitschaft. Fehlt Ihnen die interne IT-Kapazität, drohen längere Ausfälle und höhere indirekte Kosten.

Skalierbarkeit und Elastizität

Cloud-SaaS skaliert automatisch mit der Nutzung. Steigt die Zahl der Workflows oder der Durchsatz, passt die Plattform Rechenleistung und Speicher an. Sie zahlen mehr, müssen aber keine Server dimensionieren. Self-Hosted bedeutet: Sie planen Kapazität im Voraus, kaufen oder mieten Hardware und rüsten nach, wenn die Last steigt. Das bindet Kapital und erfordert Expertise.

Kosten und Transparenz

Die Lizenzgebühr ist nur ein Teil der Total Cost of Ownership. Beim Self-Hosting kommen hinzu:

• Servermiete oder Abschreibung eigener Hardware
• Strom, Kühlung, Rack-Space bei lokalem Betrieb
• Arbeitszeit für Installation, Wartung, Updates, Monitoring
• Backup-Infrastruktur und Disaster Recovery
• Rufbereitschaft oder externer Support

Cloud-SaaS verursacht dagegen laufende Lizenzkosten, die mit der Nutzung steigen. Transparenz ist gegeben, aber die Kosten sind nicht gedeckelt.

Funktionsumfang und Updates

Cloud-SaaS-Plattformen erhalten regelmäßig neue Features, ohne dass Sie eingreifen müssen. Self-Hosted-Versionen bieten oft die gleichen Funktionen, doch Sie tragen die Verantwortung für Updates. Vergessene Updates bedeuten Sicherheitslücken. Erzwungene Updates können Workflows brechen, wenn Sie nicht vorher testen.

Rechenbeispiel: Cloud-SaaS versus Self-Hosted

Angenommen, ein Mittelständler mit 50 Mitarbeitenden plant 20 Workflows, die täglich laufen und etwa 10.000 Tasks pro Monat ausführen. Wir vergleichen Make (Cloud-SaaS) mit n8n (Self-Hosted auf gemieteter Infrastruktur).

Variante Cloud-SaaS (Make):

• Lizenz Business-Plan: etwa 300 Euro pro Monat (Richtwert für 10.000 Tasks, tatsächliche Preise variieren nach Tarif)
• Keine internen IT-Kosten
• Jährliche Gesamtkosten: 3.600 Euro

Variante Self-Hosted (n8n):

• n8n Community Edition: keine Lizenzgebühr
• Gemieteter virtueller Server (4 vCPU, 8 GB RAM, EU-Hosting): 40 Euro pro Monat
• Backup und Monitoring: 20 Euro pro Monat
• Interne IT-Arbeitszeit: 4 Stunden pro Monat für Updates, Überwachung, Troubleshooting, bei angenommenem internen Stundensatz von 80 Euro: 320 Euro pro Monat
• Jährliche Gesamtkosten: (40 + 20 + 320) × 12 = 4.560 Euro

In diesem Beispiel läge Self-Hosted um etwa 960 Euro pro Jahr höher. Steigt die Nutzung auf 50.000 Tasks pro Monat, steigt die Cloud-Lizenz auf etwa 800 Euro monatlich (Richtwert), also 9.600 Euro jährlich. Self-Hosted bleibt bei gleicher Serverausstattung und gleicher IT-Zeit bei etwa 4.560 Euro, sofern die Hardware ausreicht. Ab diesem Punkt kann Self-Hosted günstiger sein.

Die Rechnung zeigt: Der Break-even hängt von der Nutzungsintensität und den internen Stundensätzen ab. Pauschale Aussagen greifen zu kurz.

Was in der Praxis nicht funktioniert

Self-Hosting ohne IT-Kompetenz

Wer keine dedizierte IT-Abteilung hat und Self-Hosting trotzdem versucht, riskiert Sicherheitslücken, Datenverlust und Ausfälle. Die Plattform läuft vielleicht, aber niemand überwacht Logs, spielt Sicherheits-Patches ein oder testet Backups. Das endet im Ernstfall teuer.

Cloud-SaaS ohne Kostenkontrolle

Workflow-Plattformen skalieren die Abrechnung nach Nutzung. Wer keine Limits setzt und Workflows nicht überwacht, erlebt böse Überraschungen auf der Rechnung. Fehlerhafte Schleifen oder versehentlich aktivierte Tests können Hunderte Euro Mehrkosten verursachen.

Hybride Lösungen ohne klare Governance

Manche Unternehmen betreiben Teile der Workflows in der Cloud, andere Self-Hosted. Ohne klare Regeln, wer was wo betreibt, entstehen Schatten-IT, Sicherheitslücken und Compliance-Probleme. Hybride Architekturen brauchen dokumentierte Entscheidungskriterien und zentrale Verantwortung.

Unterschätzte Lizenzmodelle

Einige Plattformen bieten Self-Hosted nur mit kommerzieller Lizenz an, die teurer ist als die Cloud-Variante. Andere beschränken die Community Edition funktional. Wer Self-Hosting plant, muss die Lizenzmodelle genau prüfen.

Worauf es bei der Entscheidung ankommt

Make or Buy ist keine einmalige Frage, sondern eine strategische Weichenstellung. Cloud-SaaS bietet Geschwindigkeit, Planbarkeit und wenig interne Last. Self-Hosted bietet Kontrolle und kann ab bestimmten Nutzungsvolumen günstiger sein, erfordert aber Expertise und Kapazität.

Drei Leitfragen helfen:

1. Haben wir die IT-Kompetenz und Kapazität, eine Plattform sicher zu betreiben?
2. Rechtfertigt unsere Nutzungsintensität den Aufwand für Self-Hosting?
3. Gibt es Compliance-Vorgaben, die Self-Hosting erzwingen?

Wer alle drei Fragen mit Ja beantwortet, sollte Self-Hosting ernsthaft prüfen. In allen anderen Fällen ist Cloud-SaaS die risikoärmere Wahl.

Wie Sie die richtige Entscheidung treffen

Make or Buy bei Workflow-Plattformen ist keine Ideologie, sondern Kalkulation. Erfassen Sie alle Kosten, bewerten Sie Ihre interne Kompetenz ehrlich und kalkulieren Sie mit realistischen Nutzungsszenarien. Wenn Sie unsicher sind, starten Sie mit Cloud-SaaS und migrieren später, sobald Nutzung und interne Kapazität den Schritt rechtfertigen.

Wir unterstützen Sie bei der Entscheidung, berechnen mit Ihnen die Total Cost of Ownership und begleiten Sie bei der Umsetzung, egal ob Cloud oder Self-Hosted. Nehmen Sie Kontakt auf.

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