Make or Buy bei KI-Automatisierung: Entscheidungshilfe für den Mittelstand

Die Frage kommt in jedem zweiten Strategiegespräch: „Können wir das nicht selbst bauen?” Dahinter stehen meist zwei Motive. Erstens die Hoffnung, Kosten zu sparen. Zweitens die Befürchtung, sich abhängig zu machen. Beides ist nachvollziehbar, beides führt regelmäßig zu Fehlentscheidungen. Denn die Make-or-Buy-Frage bei KI-Automatisierung hat weniger mit Technologie zu tun als mit Kapazität, Fokus und realistischer Kostenrechnung.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Kriterien wirklich zählen, wenn Sie entscheiden müssen, ob Sie eine Automatisierung intern entwickeln oder extern beauftragen. Ohne ideologische Schlagseite, dafür mit konkreten Zahlen und Beispielen aus dem deutschen Mittelstand.

Make or Buy: Die eigentliche Frage dahinter

Make or Buy bedeutet: Eigenentwicklung oder Fremdbezug. Im Kontext von KI-Automatisierung geht es darum, ob Sie Workflows, Integrationen oder KI-Pipelines mit internen Ressourcen aufbauen oder einen spezialisierten Dienstleister beauftragen.

Die Entscheidung ist keine Glaubensfrage, sondern eine wirtschaftliche Abwägung. Sie hängt ab von:

• Verfügbaren internen Kapazitäten (nicht nur Können, sondern vor allem Zeit)
• Komplexität des Projekts (Anzahl der Schnittstellen, Datenqualität, Rechtssicherheit)
• Strategischer Relevanz (ist das Kerngeschäft oder Infrastruktur?)
• Total Cost of Ownership über 24 bis 36 Monate
• Risiko eines Scheiterns oder verzögerten Rollouts

Viele Geschäftsführer überschätzen das erste Kriterium und unterschätzen die letzten drei.

Wann Make die richtige Wahl ist

Eigenentwicklung lohnt sich, wenn Sie drei Bedingungen gleichzeitig erfüllen:

1. Sie haben freie, qualifizierte Kapazität intern.
Das bedeutet: Mindestens ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit Erfahrung in API-Integration, Workflow-Logik oder Python-Scripting, der oder die für vier bis acht Wochen keine anderen dringenden Aufgaben hat. „Wir machen das nebenbei” funktioniert in 80 Prozent der Fälle nicht. Das Projekt wird nach drei Wochen liegengelassen, weil das Tagesgeschäft drängt.

2. Das Projekt ist klein und abgegrenzt.
Ein Beispiel: Sie wollen eine Webhook-Verbindung zwischen Ihrem Formular und Ihrem CRM aufsetzen, ohne Logik, ohne Transformationen. Oder Sie wollen CSV-Exporte aus System A automatisiert in System B hochladen. Solche Aufgaben sind in n8n, Make oder Zapier in zwei bis vier Stunden erledigt, wenn Sie die Plattform kennen.

3. Sie wollen lernen und Know-how intern aufbauen.
Wenn Sie strategisch entscheiden, dass Automatisierung ein Kompetenzfeld werden soll, in das Sie investieren wollen, dann ist Make der richtige Weg. Das erfordert aber Budget für Schulung, Zeit für Trial-and-Error und die Bereitschaft, zwei bis drei Projekte als Lernkosten zu verbuchen.

In diesen Fällen ist Eigenentwicklung nicht nur günstiger, sondern auch schneller und nachhaltiger.

Wann Buy die bessere Wahl ist

In allen anderen Fällen rechnet sich der Fremdbezug. Hier die häufigsten Konstellationen:

1. Keine freie Kapazität intern.
Ihre IT ist ausgelastet mit Support, Wartung und laufenden Projekten. Ihre Fachabteilungen kennen die Prozesse, aber nicht die Tools. In diesem Fall kostet Eigenentwicklung nicht nur Zeit, sondern auch Opportunität: Jede Stunde, die Sie intern aufwenden, fehlt woanders.

2. Hohe Komplexität oder Rechtsrisiko.
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, DSGVO-relevante Schnittstellen involviert sind oder Sie mit externen Systemen wie DATEV, sevDesk oder Salesforce arbeiten, steigt das Risiko. Fehler in der Architektur, fehlende Fehlerbehandlung oder unvollständige Logging-Mechanismen führen schnell zu Compliance-Problemen oder Datenverlusten. Ein spezialisierter Dienstleister bringt Templates, Prüfroutinen und Erfahrung aus Dutzenden vergleichbarer Projekte mit.

3. Schneller Return on Investment gefordert.
Wenn Sie eine Automatisierung brauchen, die in vier bis sechs Wochen produktiv sein muss, weil Sie sonst Aufträge verlieren oder Mitarbeitende abspringen, dann hilft Ihnen interne Entwicklung nicht. Ein erfahrener Dienstleister liefert in dieser Zeit ein getestetes, dokumentiertes System mit Monitoring und Fehlerbehandlung.

4. Sie wollen Garantie und Wartung.
Eigenentwicklungen haben einen unsichtbaren Preis: die Wartung. APIs ändern sich, Plattformen updaten ihre Schnittstellen, Workflows müssen angepasst werden. Wenn der Entwickler oder die Entwicklerin das Unternehmen verlässt, steht niemand mehr bereit. Ein Dienstleister übernimmt diese Verantwortung vertraglich.

Die versteckten Kosten von Make

Viele Unternehmen rechnen nur die sichtbaren Kosten: Gehalt, Toolkosten, vielleicht noch Schulung. Die realen Kosten sehen so aus:

• Arbeitszeit: nicht nur Entwicklung, sondern auch Testing, Dokumentation, Einarbeitung anderer Mitarbeitender
• Verzögerung: zwei Monate Verzögerung bedeuten zwei Monate ohne Effizienzgewinn
• Fehlerkosten: falsch verarbeitete Leads, nicht gebuchte Belege, übersehene Eskalationen
• Nachbesserung: weil die erste Version nicht produktiv stabil läuft
• Opportunitätskosten: was hätte Ihr Team in der gleichen Zeit anderes schaffen können?

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständischer Großhändler wollte eine CRM-Anbindung selbst bauen. Budget intern: 40 Stunden. Realer Aufwand: 120 Stunden über fünf Monate, weil Abstimmungen fehlten, die API-Dokumentation unvollständig war und ein Testing-Konzept nicht existierte. Die eingesparten 8.000 Euro Dienstleisterkosten kosteten am Ende 15.000 Euro interne Zeit plus drei Monate Verzögerung im Vertrieb.

Die versteckten Kosten von Buy

Auch der Fremdbezug hat Nachteile, die Sie kennen sollten:

• Abhängigkeit: Sie brauchen den Dienstleister für jede Anpassung
• Intransparenz: Sie verstehen nicht im Detail, was läuft (kann ein Problem sein, muss es aber nicht)
• Kosten bei Änderungen: jede Anpassung kostet Budget
• Vertragsbindung: manche Dienstleister verlangen Mindestlaufzeiten oder Wartungsverträge

Das lässt sich abfedern, indem Sie auf Dokumentation, Übergabe und modulare Architektur bestehen. Ein guter Dienstleister erklärt Ihnen, was er gebaut hat, und übergibt Ihnen die Workflows so, dass Sie später selbst kleine Anpassungen vornehmen können.

Entscheidungsmatrix: Vier Fragen, die helfen

Stellen Sie sich diese vier Fragen:

1. Haben wir intern jemanden, der das in vier Wochen produktiv hinbekommt? Wenn nein: Buy.
2. Ist das Projekt geschäftskritisch oder zeitkritisch? Wenn ja: Buy.
3. Wollen wir dauerhaft Automatisierungs-Know-how aufbauen? Wenn ja und Sie haben Zeit: Make mit externer Schulung.
4. Würden wir das Projekt intern priorisieren, wenn drei andere dringende Aufgaben parallel laufen? Wenn nein: Buy.

In 70 Prozent der Fälle zeigt diese Matrix: Buy ist die wirtschaftlichere Wahl.

Hybridmodelle: Der pragmatische Mittelweg

Es muss nicht entweder oder sein. Viele erfolgreiche Projekte im Mittelstand laufen hybrid:

• Kick-off extern, Betrieb intern: Ein Dienstleister baut die erste Version, schult Ihre Mitarbeitenden und übergibt das System. Sie übernehmen Wartung und kleinere Anpassungen.
• Strategie extern, Umsetzung intern: Ein Dienstleister erstellt Konzept, Architektur und Templates. Ihr Team setzt es um, mit Sparring bei Problemen.
• Standard extern, Spezialfälle intern: Standardprozesse wie Lead-Routing oder Belegerfassung kaufen Sie als Lösung ein. Spezifische interne Workflows bauen Sie selbst.

Hybridmodelle senken Risiko und Kosten, erfordern aber klare Schnittstellen und realistische Rollenverteilung.

Was nicht funktioniert

Drei Konstellationen, die ich regelmäßig scheitern sehe:

• „Wir probieren es erst mal selbst, und wenn es nicht klappt, holen wir Hilfe.” Das führt meist zu doppeltem Aufwand und technischen Altlasten, die bereinigt werden müssen.
• „Wir lassen bauen und wollen dann nie wieder zahlen.” Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendiges System. Wartung, Anpassung und Monitoring kosten dauerhaft Zeit oder Geld.
• „Wir nehmen den günstigsten Anbieter.” Bei Automatisierung zahlen Sie für Erfahrung, Stabilität und Rechtssicherheit. Der günstigste Anbieter spart oft an genau diesen Punkten.

Fazit: Entscheiden Sie nach Realität, nicht nach Wunsch

Make or Buy ist keine Frage des Prinzips, sondern der Ressourcen, der Prioritäten und der wirtschaftlichen Rechnung. Eigenentwicklung lohnt sich, wenn Sie Zeit, Kompetenz und Lernwillen haben. Fremdbezug lohnt sich, wenn Sie Geschwindigkeit, Stabilität und Planbarkeit brauchen.

Die ehrliche Antwort auf die Frage „Können wir das selbst bauen?” lautet in den meisten Fällen: „Ja, könnten wir. Aber sollten wir?” Und oft lautet die wirtschaftlich klügere Antwort: Nein.

Wenn Sie eine konkrete Automatisierung planen und unsicher sind, welcher Weg sich rechnet, lassen Sie uns sprechen.

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