AV-Verträge mit KI-Anbietern: Muster, Prüfpunkte und sichere Umsetzung

Das Problem: KI-Dienste ohne gültigen AV-Vertrag im Einsatz

Sie setzen einen KI-Dienst produktiv ein, Ihre Mitarbeitenden laden Kundendaten in ein Webinterface oder schicken Prompts mit internen Informationen ab. Die Fachabteilung ist zufrieden, die Ergebnisse stimmen. Dann fragt der Datenschutzbeauftragte oder ein Auditor: „Liegt der AV-Vertrag vor?” Und Sie stellen fest: Das Häkchen in den AGB war gesetzt, ein PDF kam per E-Mail, aber niemand hat geprüft, ob die Klauseln ausreichen, ob Subunternehmer benannt sind, ob die Löschfristen passen.

Ein fehlender oder mangelhafter Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag, englisch DPA: Data Processing Agreement) ist nach Art. 28 DSGVO eine Ordnungswidrigkeit. Aufsichtsbehörden verhängen dafür Bußgelder im fünfstelligen Bereich, auch im Mittelstand. Wichtiger noch: Ohne gültigen AV-Vertrag dürfen Sie den Dienst nicht nutzen, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Dieser Artikel zeigt, welche Klauseln in einem AV-Vertrag mit KI-Anbietern enthalten sein müssen, welche Prüfpunkte vor Vertragsschluss wichtig sind und wie Sie die Dokumentation sicher ablegen.

Was ist ein AV-Vertrag und wann ist er Pflicht?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die Rechte und Pflichten zwischen Ihnen als Verantwortlichem (Controller) und einem Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Processor). Er ist zwingend erforderlich, sobald der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

Bei KI-Diensten tritt dieser Fall häufig ein:

• Texterstellung mit GPT-APIs: Wenn Kundennamen, Adressen oder Vertragsinhalte im Prompt stehen.
• Dokumentenanalyse: OCR-Services, die gescannte Rechnungen oder Bewerbungen auswerten.
• CRM-Integration: Anreicherung von Lead-Daten durch externe Scoring-APIs.
• Chatbots mit RAG: Retrieval Augmented Generation auf eigenen Dokumenten, die bei einem Cloud-Anbieter gehostet werden.

Sobald der Anbieter auch nur technisch auf die Daten zugreifen könnte, müssen Sie den AV-Vertrag abschließen, selbst wenn der Anbieter verspricht, die Daten nicht zu nutzen.

Pflichtinhalte nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Art. 28 Abs. 3 DSGVO nennt zehn Mindestinhalte. In der Praxis fehlen oft drei Klauseln oder sind nur unzureichend ausgefüllt:

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Der Vertrag muss klar benennen, welche Datenarten verarbeitet werden (z. B. „Name, E-Mail, Telefonnummer, Vertragstext”) und zu welchem Zweck („Lead-Scoring für Vertriebskontakte”).

Häufiger Fehler: Allgemeine Formulierungen wie „Daten des Auftraggebers” oder „personenbezogene Daten” ohne Kategorien. Das reicht nicht aus.

2. Benennung von Subunternehmern

Viele KI-Anbieter nutzen eigene Cloud-Provider (z. B. AWS, Azure, Google Cloud) oder spezialisierte GPU-Dienstleister. Der AV-Vertrag muss diese Subunternehmer konkret nennen oder Ihnen ein Widerspruchsrecht einräumen, wenn neue Subunternehmer hinzukommen.

Häufiger Fehler: „Der Auftragsverarbeiter darf Subunternehmer beauftragen.” Ohne Liste und ohne Widerspruchsrecht ist die Klausel unwirksam.

3. Löschfristen und Rückgabe

Nach Vertragsende müssen alle Daten gelöscht oder an Sie zurückgegeben werden. Der Vertrag soll festlegen, in welcher Frist das geschieht (z. B. 30 Tage) und ob Backups separat behandelt werden.

Häufiger Fehler: „Daten werden nach Vertragsende gelöscht.” Ohne Frist und ohne Regelung zu Backup-Retention ist das nicht prüfbar.

Zusätzliche Prüfpunkte für KI-Dienste

Klassische AV-Verträge decken Standard-Hosting ab. KI-Dienste bringen zusätzliche Risiken, die Sie im Vertrag oder in einer Anlage regeln sollten:

Training und Modell-Verbesserung

Manche Anbieter behalten sich vor, Eingaben zur Modell-Verbesserung zu nutzen. Das ist mit DSGVO-Grundsätzen nur vereinbar, wenn Sie explizit zustimmen und eine Rechtsgrundlage existiert (oft schwierig bei Kundendaten).

Prüfpunkt: Klausel „Der Auftragsverarbeiter nutzt die Daten ausschließlich zur Vertragserfüllung und nicht für eigene Zwecke.”

Drittlandtransfer

Viele KI-APIs laufen auf Servern außerhalb der EU. Dann brauchen Sie zusätzlich Standardvertragsklauseln (SCC 2021) und eine Drittlandfolgenabschätzung (Transfer Impact Assessment, TIA).

Prüfpunkt: Ist der Anbieter bereit, SCC zu unterschreiben? Benennt er konkret, in welchen Ländern Daten verarbeitet werden?

Logging und Zugriffsprotokolle

Für Auditierbarkeit sollten Sie verlangen, dass der Anbieter protokolliert, wer wann auf welche Daten zugreift. Diese Logs müssen mindestens sechs Monate vorgehalten werden.

Prüfpunkt: Bietet der Anbieter ein Audit-Log, das Sie abrufen können, oder müssen Sie ihm blind vertrauen?

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Anlage zum AV-Vertrag. Mindestens Verschlüsselung im Transit (TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand, Zugangskontrollen, regelmäßige Penetrationstests.

Prüfpunkt: Liegt ein TOM-Katalog bei, der aktueller als ein Jahr ist? Gibt es ISO 27001 oder SOC 2 Type II Zertifikate?

Ablauf: AV-Vertrag rechtssicher abschließen

Schritt 1: Prüfen, ob Auftragsverarbeitung vorliegt

Nicht jeder externe Dienst ist ein Auftragsverarbeiter. Wenn Sie einen Dienst nutzen, der eigene Zwecke verfolgt (z. B. Werbeanzeigen schaltet), sind Sie beide Verantwortliche (Joint Controller). Dann brauchen Sie eine andere Vereinbarung.

Faustregel: Wenn der Anbieter Weisungen von Ihnen entgegennimmt und Daten nur für Sie verarbeitet, ist er Auftragsverarbeiter.

Schritt 2: Muster vom Anbieter anfordern

Die meisten SaaS-Anbieter stellen einen Standard-AV-Vertrag bereit. Prüfen Sie, ob er die zehn Pflichtinhalte aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO abdeckt und ob Subunternehmer benannt sind.

Tipp: Vergleichen Sie das Muster mit der Checkliste der Konferenz der Datenschutzbeauftragten (DSK). Die DSK veröffentlicht regelmäßig Orientierungshilfen.

Schritt 3: Nachverhandeln oder Anlage erstellen

Falls Klauseln fehlen, bitten Sie den Anbieter um Ergänzung. Mittelständische Anbieter sind oft bereit, eine Anlage zu vereinbaren. Große US-Hyperscaler akzeptieren selten individuelle Änderungen; dann müssen Sie prüfen, ob das Restrisiko tragbar ist oder ob Sie einen anderen Anbieter wählen.

Schritt 4: Unterzeichnung und Ablage

Der AV-Vertrag muss schriftlich oder in Textform (qualifizierte elektronische Signatur) vorliegen. Speichern Sie das Dokument im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und hinterlegen Sie Datum, Anbieter und Vertragsnummer.

Praxis-Tipp: Legen Sie eine Excel-Tabelle oder ein Wiki-Dokument an, in dem jeder Auftragsverarbeiter mit Vertragsdatum, Ablaufdatum und Link zum PDF geführt wird. So finden Sie im Audit alle Unterlagen in fünf Minuten.

Schritt 5: Jährliche Prüfung und Nachweise

Mindestens einmal im Jahr sollten Sie prüfen, ob der Anbieter die TOMs einhält. Fordern Sie aktuelle Zertifikate oder Testberichte an. Dokumentieren Sie die Prüfung im VVT.

Realistische Outcomes

Nach 14 Tagen: Alle produktiv genutzten KI-Dienste sind in einer Liste erfasst, AV-Verträge liegen vor oder sind angefordert.

Nach 30 Tagen: Fehlende oder unvollständige Verträge sind nachverhandelt oder durch alternative Anbieter ersetzt. Alle AV-Verträge sind im VVT verlinkt.

Nach 90 Tagen: Jährlicher Prüfprozess ist definiert, Wiedervorlage für TOM-Nachweise ist im Kalender. Sie können bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde alle Dokumente innerhalb einer Stunde vorlegen.

Was nicht funktioniert

„Wir vertrauen dem Anbieter, das wird schon passen.” Vertrauen ist kein Rechtsgrund. Ohne AV-Vertrag haften Sie persönlich, nicht der Anbieter.

„Die Daten sind verschlüsselt, also brauchen wir keinen AV-Vertrag.” Verschlüsselung ist eine TOM, ersetzt aber nicht den Vertrag. Sobald der Anbieter die Schlüssel verwaltet oder entschlüsseln könnte, liegt Auftragsverarbeitung vor.

„Wir nutzen die kostenlose API, da gibt es keinen Vertrag.” Kostenlos heißt nicht rechtswidrig. Wenn der Anbieter keinen AV-Vertrag bereitstellt, dürfen Sie die API nicht für personenbezogene Daten nutzen.

„Wir anonymisieren die Daten vorher.” Echte Anonymisierung (irreversibel, keine Re-Identifikation möglich) ist selten realistisch. Pseudonymisierung (z. B. Hash-Werte) bleibt personenbezogen, wenn Sie den Schlüssel besitzen.

Fazit und nächster Schritt

Ein AV-Vertrag mit KI-Anbietern ist keine Formsache, sondern ein Werkzeug, um Verantwortung zu dokumentieren und Risiken zu steuern. Die Investition in eine saubere Vertragsprüfung spart Bußgelder, schützt Ihre Reputation und erleichtert künftige Audits.

Wenn Sie unsicher sind, welche Klauseln in Ihrem Fall gelten, oder wenn Sie einen strukturierten Prüfprozess für alle Drittdienste aufsetzen möchten, unterstützen wir Sie gern mit einer unverbindlichen Erstberatung.

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